苦手なメールを乗り切る基本は即レスだった

2018年1月7日

 


みきすけ

こんにちは、みきすけです。

 

私はメールが苦手です。苦手な理由は色々あるのですが、一番は「見えない誰かと連絡を取る」というのが苦痛でたまりません。

とはいえ将来ノマドワーカースタイルを実現し、時間とお金の自由を手に入れたい。そんな人の将来のビジネスのフィールドは「ネット」であることは間違いないでしょう。

クライアントとのやり取りはメールやチャットに置き換わり、世界中が仕事をする場になります。

そうなったとき、「メールが苦手だから」ではお話になりません。

 

私はメールが心底苦手で、どうにか克服したいと思ってきました。

そんな私がたったひとつだけ、心構えを変えることで、メールへの苦手が減ったんです。

メールが苦手な人こそぜひ試してください。

 

メールって難しさってなんだ?

メールの一番の難しどころは、相手が目に見えないことです。表情も声のトーンも分からないから、相手のことを深く知ろうとします。

とくに苦手意識が高いと、だいたいネガティブな方に考えます。

 

「○○してください」

「○○お願いします」

「○○でしたよ」

 

私はこういう文面を見た瞬間、「え?え?怒ってるの?」とか「こういうこと聞いたら失礼かな?バカだと思われちゃうかな?」と感じてしまいます。

返信しなくちゃ・・・と思いながらも「どうやって返そう?」ということばかり考えてずるずると引き延ばしてしまうんです。

 

相手が見えないから独りよがりになってしまう

相手が見えないから相手をより知ろうと独りよがりになって、空回りしてしまいます。

 

対面だと相手の表情が分かりますし、声音で感情を読み取ることもできますよね。電話でも口調や声のトーンで感情を理解することができます。

 

でもメールは、筆跡もなにもない、プログラムで設定されたフォントに定型文。感情の欠片もないテキスト文。

 

だから受け取ったメールのほとんどから、なにかしら人間らしさを読み取ることができずに悩んでしまいます。

 

たったひとつのメールの基本「即レス」

私が学んだメールの基本は「即レス」です。LINEのように 既読 と表示されるわけではないのでついつい、後回しにしてしまいがちですが、これ、とっても大切。

相手の立場になって考えてください。

 

なかなか返信が来ないと、「全然返信がこない・・・ちゃんとメール届いたのかな?」と心配になりますよね。

それにLINEのように「既読」がつかない分、怒りよりも不安が勝り、不信感の元になりがちなんです。特にリモートワークで、相手と面識がない場合は気を付けたい所。

私自身もクライアントから連絡が来なくて、「大丈夫かな…」って不安がっていたのに、実は全然出来ていなかったんです!

 

自分の都合で「メール」を捉えてる

私もそうですが、そもそもメールのやりとりほど億劫なものはないんです。

見知らぬ誰か、だし、会ったこともない。リモートワークだけの付き合いだと、とくにプライベートの楽しい話をするわけでもないから余計に億劫。

だから自分の都合を優先しがちになってしまう。

「今いそがしい」はいいわけで、ずるずるずるずる先延ばしにして、相手からメールが来ないことを相手のせいにする。

とくにクラウドソーシング等の仕事に就き始めたばかりの人は、こんな傾向にありませんか?

最初は「マメに連絡しよう」と心がけても、仕事環境が家庭だと気が散るし、会社ではないからいいかげんにしても上司に怒られることもありません。

 

だからこそ基本に戻り「即レス」を心がける。

そうすることでタスクが一つ減り、心に余裕が生まれます。

 

さっさと終わらせて、さっさと楽になろう

今回はメールの基本のひとつ、即レスについて自分の思った事を書きました。

メールが苦手になるのは、億劫がって後回しにすること。ささいなことなのに後回し後回しにすることで、どんどんハードルが高くなってしまうんです。

だから即レス。

ささいなタスクをさっと終わらせるだけで、心がぐっと軽やかになるんですから、やらない手はないでしょ!

他にもノウハウはあるとおもうので、思考錯誤を繰り返していきます。

 

参考にした書籍「メール文章力の基本」を試してみて!

メールが苦手な私が参考にしている書籍です。言いにくいことを上手に伝えるためのコツや、メールのひな形などが入っています。

会社でビジネスメールのことを学んだことがない私のバイブルになっています。

 

 

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